FUNIBER - Gonzalo Prudencio Crispieri: "Programación de Actividades de un Proyecto"

Marzo 2012 Pág. 1
Gonzalo Prudencio Crispieri, M.Sc.
Fundación Universitaria Iberoamericana
Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos
tutor10.pry@funiber.org | www.funiber.org

Programación de Actividades de un Proyecto
[Abstract | Resumen]
Todo planificador de proyectos se enfrenta al reto de programar las actividades del mismo de manera
que se optimice el uso de los recursos disponibles y se cumpla con los objetivos establecidos. Esta
tarea no es sencilla al existir una gran cantidad de factores a considerar y diversas metodologías de
programación. El criterio del planificador juega un rol muy importante puesto que las estimaciones
que realice deben ser precisas y comprensivas y deberá basar cada cálculo en un análisis de costo‐
beneficio para el proyecto.
Si bien existen diferentes metodologías para la programación de las actividades de un proyecto, resulta
oportuno dar a esta tarea un enfoque metodológico en el que se trabaje de forma organizada y
secuencial. A continuación se expondrán las principales consideraciones previas a la programación de
actividades:
La programación se llevará a cabo en base a un criterio fundamental: la necesidad de comenzar o
terminar el proyecto en determinada fecha. A esto se denomina límite temporal inferior (comienzo) o
superior (fin). Si el proyecto debe comenzar en determinada fecha todas las actividades del mismo
deberán ser programadas de comienzo a fin, a esto se llama programar hacia adelante. Si en cambio el
proyecto debe concluirse en una fecha determinada las actividades deberán programarse de fin a
comienzo, a esto se llama programar hacia atrás. En el primer caso la fecha de finalización es variable y
en el segundo caso lo es la fecha de inicio. Empero, la duración total del proyecto debe tratar de ser
reducida1
independientemente del tipo de programación que se realice.
Deberá establecerse un calendario laboral en el que se reflejen las horas de trabajo que destinará cada
individuo por día a la realización de actividades relacionadas con el proyecto específico. Deben
observarse las fechas que representen feriados o días no laborables. La cantidad máxima de horas
regulares de trabajo más las horas extras de trabajo que pueda cubrir cada empleado representará un
límite superior en la programación de tareas. Se debe programar cada actividad teniendo en cuenta la
disponibilidad real de tiempo del personal de manera que las mismas puedan ser llevadas a cabo dados
los recursos y el tiempo previamente asignados. Es un error muy frecuente el subestimar la duración de
una tarea o actividad al no considerar las limitaciones propias de la fuerza laboral.

1
Siempre que esto no implique un elevar los costos totales del proyecto.

Marzo 2012 Pág. 2
Un factor de crucial importancia es el límite presupuestario. Los proyectos cuentan con un presupuesto
finito y por tanto deben asignarse los recursos financieros con un sentido de economía. Los
desembolsos de capital determinarán, en muchos casos, el ritmo en el que se pueda avanzar con el
proyecto. Las actividades pueden estar correctamente programadas y todos los recursos debidamente
asignados, pero sin los fondos suficientes en el momento oportuno el proyecto no podrá llevarse a cabo
de manera continua. En proyectos medianos a grandes usualmente se tiene un presupuesto específico
para las actividades más importantes del proyecto, lo que representa un (sub‐)límite presupuestario a
nivel actividad. Esto propicia un mayor control presupuestario pero resta flexibilidad ya que muchas
veces resulta imposible estimar los costos de cada actividad con precisión.
Tal como sucede con la fuerza laboral y el presupuesto del proyecto, existe un límite establecido por la
capacidad productiva de los materiales y equipos. No sólo existe un límite en su productividad en un
tiempo determinado, sino que dichos materiales y equipos tienen una cierta vida útil. El planificador del
proyecto deberá prever esta condición de los recursos materiales e incorporarla en la programación de
las actividades.

Una vez estudiados todos los factores anteriormente mencionados el planificador del proyecto está en
condiciones de dar inicio a la programación de las actividades per sé:
 El primer paso dentro de la programación es enumerar todas las actividades o tareas a
realizarse durante el proyecto (o dentro de la fase del proyecto que se esté planificando). Estas
tareas deben ser ordenadas, clasificadas y agrupadas. Este listado constituye la base de los
modelos de programación que se utilizarán más tarde.

 A continuación deben establecerse tres parámetros para cada una de estas tareas: Los recursos
humanos y materiales asignados (también llamados esfuerzo), los recursos financieros y el
tiempo. Estos tres factores están estrechamente relacionados ya que al variar uno afecta a los
otros dos.

Actividad
Recursos
(humanos y
materiales)
Tiempo
Recursos
financieros

Marzo 2012 Pág. 3
o Recursos materiales y humanos: Este parámetro viene definido por los recursos que se
requieren para la ejecución operativa de la actividad. Responde a las preguntas:
¿Quién(es) la realizará(n)?; ¿Qué materiales se necesitarán para realizarla? Los
recursos suelen estar destinados a la realización de varias tareas, de manera que se
asignará su uso de acuerdo al factor uso de recurso por tiempo (por ejemplo, horas
hombre/día).
o Recursos financieros: Este parámetro viene definido por las inversiones, los costos y los
gastos requeridos para la realización de la actividad. Responde a la pregunta: ¿Cuánto
dinero se requiere para completar la actividad? Están relacionados a un recurso
humano o material (costos variables) o a la actividad en sí (gastos e inversiones).
o Tiempo: Este parámetro es el resultado de una estimación del tiempo que tomará la
actividad en completarse. Está en función de los recursos asignados a la tarea y sus
restricciones. Un método aceptado para la estimación probabilística del tiempo de una
actividad es el siguiente:

4
6

Donde:
: Tiempo de la actividad
: Tiempo pesimista
: Tiempo normal
: Tiempo optimista

Para ilustrar la dependencia de los factores se puede presentar un sencillo ejemplo:
Un restaurant requiere un total de 5 pasteleros (recursos humanos) y 2 hornos (recurso material) para
preparar 500 pasteles en una semana (tiempo). Los costos y gastos de operación (recursos financieros)
son de $1,000.00.
i. Si deseamos preparar la misma cantidad de pasteles en tres días se podría contratar a 2
pasteleros adicionales, lo que incrementaría los costos y gastos de operación a $1,300.00.
ii. Si se tuviera la necesidad de recortar los costos y gastos operacionales a $700.00 se podría
utilizar únicamente a 3 pasteleros, lo que incrementaría el tiempo requerido en preparar la
misma cantidad de pasteles.
Es importante, por tanto, que el planificador utilice su criterio y tome en consideración las restricciones
que se presentan ante el proyecto al momento de realizar la programación. Muchas veces es imperativo
minimizar el tiempo de implementación de un proyecto aunque esto implique incrementar los gastos
por la mayor cantidad de recursos asignados. Otras veces se deben resignar recursos en busca de
minimizar los gastos, aunque ello conlleve una demora en la culminación de la actividad o del proyecto.

Marzo 2012 Pág. 4
 A continuación se deben establecer las relaciones entre las diferentes tareas, es decir su
dependencia. La forma más práctica para lograr esto es responder a las preguntas: ¿Qué
actividades deben culminarse antes de comenzar esta actividad?; ¿Esta actividad debe
culminarse para dar paso a otras? De esta forma conoceremos la relación básica de
precedencia de las actividades.

Una vez hecho esto es necesario establecer si es que las actividades pueden llevarse a cabo
de forma simultánea y en qué grado. La realización de actividades de manera simultánea
permite el ahorro de recursos materiales y humanos, pero  principalmente ahorra tiempo.
Muchas veces no sólo es imposible realizar actividades de manera simultánea, sino que
además debe contemplarse un rezago en las actividades siguientes. Esto también debe
representarse en las relaciones de dependencia y precedencia. Son cuatro los tipos de
relación de precedencia existentes: Comienzo a comienzo (inicio simultáneo); fin a
comienzo (inicio secuencial, inmediato o diferido); fin a fin (finalización simultánea); y
comienzo a fin (inicio secuencial inverso, inmediato o diferido).

 Ambos análisis deben combinarse para representar tanto las relaciones entre actividades
como la precedencia. A esta técnica de representación gráfica se la conoce como Diagrama
de Gantt2
.  A continuación un ejemplo de este diagrama:


2
Este diagrama tiene la finalidad de representar gráficamente la relación entre tareas y su duración. También
puede incorporar nominalmente los recursos empleados en la actividad e incluso el grado de avance de las
mismas.

Marzo 2012 Pág. 5
 Otra técnica ampliamente utilizada y complementaria a la anterior es el diagrama PERT3

que determinará la duración del proyecto a través de la configuración de una ruta crítica
que determina la duración mínima del proyecto. Aquellas actividades críticas se
caracterizan por retrasar el proyecto en su totalidad si es que existe un retraso en su
ejecución. Las tareas no‐críticas pueden retrasarse un cierto tiempo en su ejecución sin
retrasar el tiempo de ejecución total del proyecto. A este tiempo de retraso se denomina
holgura. Una tarea crítica tiene, por tanto, una holgura igual a cero. Para la confección del
diagrama PERT se representa cada tarea como un nodo y la duración de la misma como una
flecha hacia la tarea de la cual es precedente. En el trazo del proyecto de inicio a fin se debe
contemplar las opciones que maximicen la suma de tiempos en cada segmento; en el trazo
del proyecto de fin a inicio se contemplan las opciones que minimicen la suma de los
tiempos en cada segmento. Si una tarea tiene el mismo valor en ambos trazos entonces es
crítica, si no tiene el mismo valor es no‐crítica y la diferencia entre los dos valores
representa la holgura de la tarea. Esto se ve representado en el siguiente gráfico:

 Una vez que se tengan el diagrama de Gantt y el diagrama PERT se los puede combinar para
obtener un diagrama Gantt completo, que muestre las relaciones entre tareas, sus
precedencias, sus tiempos y muestre la ruta crítica de proyecto. El gráfico a continuación
muestra la combinación de los análisis previamente realizados:

3
PERT (Program Evaluation and Review Technique, Técnica de Evaluación y Revisión de la programación). Se basa
en la determinación del tiempo mínimo de ejecución de un proyecto y las tareas que conforman la ruta crítica.

Marzo 2012 Pág. 6
 Al llegar a este punto se cuenta con una estimación de la duración del proyecto que puede
ser utilizada como línea de base. El planificador deberá ensayar variaciones en la
distribución de los factores de cada actividad (recursos materiales, humanos, financieros y
tiempo). Estas variaciones afectarán la implementación del proyecto en tiempo y costo
totales. Es entonces que deberá hacerse un análisis costo‐beneficio para determinar la
mejor configuración de actividades, aquella programación óptima que sea eficiente en el
uso de recursos y efectiva en el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.
Adicionalmente se puede hacer un análisis de escenarios posibles, pesimistas y optimistas,
para determinar los rangos efectivos de tiempo que un proyectista deberá considerar en la
realidad, a la hora de implementación del proyecto.

Referencias bibliográficas
NASSIR y REINALDO SAPPAG CHAIN (2008). Preparación y evaluación de proyectos, 6ª edición, Editorial Mc Graw
Hill.
BACA (2010). Evaluación de Proyectos, 6ª edición, Editorial Mc Graw Hill.
ROMERO (2004). Técnicas de Programación y Control de Proyectos. Editorial Pirámide.

FUNIBER - Gonzalo Prudencio Crispieri: "Programación de Actividades de un Proyecto"

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Destacado

Destacado (20)

Similar a FUNIBER - Gonzalo Prudencio Crispieri: "Programación de Actividades de un Proyecto"

Similar a FUNIBER - Gonzalo Prudencio Crispieri: "Programación de Actividades de un Proyecto" (20)

Más de Fundación Universitaria Iberoamericana (FUNIBER)

Más de Fundación Universitaria Iberoamericana (FUNIBER) (20)

Último

Último (20)

FUNIBER - Gonzalo Prudencio Crispieri: "Programación de Actividades de un Proyecto"